Dans un monde où tout s’accélère, prendre des décisions rapides sur la base d’indicateurs pertinents et fiables devient crucial. Le dirigeant a besoin de données justes et régulièrement mises à jour pour agir en connaissance de cause. C’est le rôle d’un reporting mensuel adapté et efficace. Nous vous exposons comment l’élaborer, tant sur la forme que sur le fonds, avec les outils adéquats pour automatiser et fiabiliser le processus.
Pourquoi le reporting mensuel est-il désormais incontournable ?
Reporter c’est communiquer. Le reporting mensuel consiste donc à transmettre des informations et données périodiquement mises à jour pour une entreprise. Aucune société ne peut aujourd’hui se piloter sans cette forme de communication basée sur des indicateurs clés, les KPIs.
Un monde économique où les décisions s’accélèrent
Alors que la quantité de données ne cesse d’augmenter dans toutes les entreprises et que la technologie rend les cycles d’innovations de plus en plus courts, le monde économique vit une accélération permanente. Les entrepreneurs doivent prendre des décisions et itérer rapidement pour corriger le tir à l’aune des résultats observés.
Même si le bilan comptable annuel demeure incontournable, c’est finalement une chambre d’enregistrement des résultats passés de l’activité principalement à des fins fiscales. La prise de décision économique repose sur des indicateurs plus fins et actualisés à une cadence plus rapide, d’où la notion de monthly results et de reporting mensuel.
Le bon timing pour votre tableau de bord de gestion
Même si l’analyse des comptes de l’exercice reste intéressante, le rythme annuel ne convient pas à un pilotage rigoureux d’une activité. Pour la plupart des entreprises, le reporting mensuel s’impose comme le format le plus adapté.
Il permet d’évaluer la performance de façon périodique, de surveiller son évolution dans le temps et de prendre des mesures correctives, voire réviser toute sa stratégie. Pour certains secteurs, vous pouvez même mettre en place un tableau de bord hebdomadaire pour quelques données comme l’analyse des revenus et des clients, avec :
- le MRR (monthly recurrent revenues ou revenus récurrents mensuels) ;
- le CAC (coût d’acquisition client) ;
- le taux de churn (taux d’attrition des clients).
La forme des tableaux de bord importe pour communiquer
La récurrence des indicateurs de gestion présentés dans un reporting mensuel contribue à créer des automatismes de lecture et d’analyse. Plus les KPIs retenus sont pertinents pour l’activité, plus les destinataires du tableau de bord peuvent prendre des décisions judicieuses.
En outre, une présentation lisible et attrayante aide aussi à la communication. Avec un tel reporting financier comme opérationnel, vous intéressez le lecteur. Vous attirez son attention sur les données essentielles.
Comment mettre en place un reporting mensuel pertinent ?
L’entreprise qui veut disposer d’un rapport périodique efficace doit recueillir des données en provenance de sources d’information multiples, fiables et accessibles. Plusieurs étapes sont nécessaires afin de les mettre en forme et de les utiliser pour le calcul d’indicateurs divers.
Le reporting mensuel d’un SaaS agrège des données multiples
Les meilleurs KPIs pour un SaaS mixent des données en provenance de sources d’information diverses comme :
- les outils de facturation avec la facturation des abonnements, le suivi des données clients, des cohortes, du churn, etc. ;
- les comptes en banques avec notamment les encaissements et dépenses, le suivi du burn rate et du cash runway ;
- le budget de l’entreprise pour la comparaison coûts réels/coûts budgétés et l’analyse des écarts ;
- la comptabilité générale et analytique pour déterminer par exemple la Top Line, l'Ebitda et la Bottom Line ;
- les régies publicitaires pour suivre les campagnes, leurs objectifs et les ROIs ;
- les extraits d’outils de paie pour suivre les charges de personnel.
Étapes nécessaires pour élaborer un reporting mensuel
Pour préparer un reporting mensuel efficace, suivez plusieurs phases, du recueil des données jusqu’au calcul des différents KPIs pour votre tableau de bord. Le contrôle de gestion procède par étape :
- Collecte de l’information dans les outils et logiciels de l’entreprise
- Stockage et agrégation des données en vue de leur consolidation et analyse
- Contrôle et vérification de la data
- Calcul des KPIs définis pour chaque tableau de bord
- Mise en forme ou mise à jour périodique
- Préparation du format adapté à chaque catégorie de lecteurs
- Analyse et commentaire des résultats et de chaque rapport
- Transmission des reportings aux destinataires
Choisir les bons indicateurs pour son reporting
Évidemment, c’est essentiel de choisir les KPIs les plus pertinents pour chaque entreprise, notamment en fonction de ses activités et des besoins des dirigeants comme des investisseurs. Pour un SaaS, il existe des indicateurs clés spécifiques afin de mettre sous contrôle les données les plus pertinentes.
Choisir les bons outils de reporting mensuel pour votre entreprise
Au vu des différentes étapes indispensables pour mettre en place un reporting mensuel, Excel présente vite des limites. Heureusement, des outils permettent d’automatiser le processus pour plus de fiabilité et un réel gain de temps.
Les limites d’Excel pour préparer ses indicateurs et son tableau de bord
Le tableur Excel ou Google Sheets présente certes de la souplesse et permet de concevoir des tableaux de bord fonctionnels. Toutefois, quand le SaaS doit extraire des données périodiques en provenance de plusieurs sources d’information en vue d’une consolidation ou d’une agrégation, le processus devient rapidement inefficace. Les tableurs atteignent vite leurs limites. Ils peinent à traiter un volume important d’information et à s’automatiser, sans oublier le temps à y consacrer et les sources d’erreurs induites.
Critères indispensables pour de bons outils de reporting
Choisir un outil pour établir son reporting mensuel constitue un projet à part entière. Prenez le temps d’étudier les fonctionnalités des solutions disponibles sur le marché. Vérifiez leur adéquation avec les besoins de votre entreprise. Assurez-vous de la pertinence des tableaux de bord proposés pour la lecture de la performance de votre société.
Un tel outil doit pouvoir se connecter automatiquement à vos systèmes d’information afin d’importer les données périodiquement, les traiter et les stocker. Les indicateurs prévus, en plus de leur bien-fondé pour votre activité, doivent être traçables et vérifiables. Par exemple, en cliquant sur le KPI, vous devez pouvoir auditer son calcul et remonter à la source de l’information.
Fincome, la solution clé en main pour le reporting des SaaS
Notre métier consiste à vous accompagner afin de mesurer la performance de votre SaaS, en temps réel et de façon périodique. Nous avons conçu une plateforme en ligne complète qui met à disposition des dirigeants un reporting fiable et accessible en quelques clics. Ainsi, vous vous consacrez au business de votre SaaS. Vous analysez les KPIs et prenez les décisions opérationnelles ou stratégiques adéquates. Votre reporting mensuel devient professionnel et vous aide à communiquer avec les investisseurs, banquiers ou partenaires. Vous gagnez en crédibilité.
Le reporting mensuel fait partie des outils de gestion incontournables pour une entreprise SaaS. Pour mesurer la performance des ventes ou des coûts investis comme le résultat d’exploitation ou financier, rien de mieux qu’un tableau de bord périodique avec des KPIs adaptés à l’activité. Fincome vous propose un outil spécial SaaS, conçu expressément pour votre business model. Pour bien comprendre comment nous pouvons vous accompagner, prenez contact avec nos experts pour un essai gratuit.
💡 Complétez votre lecture avec les articles suivant :
- Pourquoi et comment automatiser le reporting d’un SaaS ?
- Levée de fonds ou non, les KPI et le reporting : c’est important !
- Pourquoi le reporting SaaS est-il incontournable ? (Bonus : les meilleurs KPIs)
