Pourquoi et comment automatiser le reporting d’un SaaS ?

Avec l’explosion du volume de données business accessibles pour les entreprises SaaS, le reporting sur Excel ou Google Sheets atteint ses limites.

L’automatisation du reporting devient indispensable pour les entreprises - notamment pour les SaaS - afin de prendre les bonnes décisions, en accédant à la bonne information au bon moment.

On vous explique pourquoi et comment automatiser le reporting d’une entreprise SaaS.

1 - Inconvénients d’un reporting traditionnel sans automatisation

Diriger une start-up SaaS dans un environnement de plus en plus incertain, c’est aussi piloter sa gestion au plus près. Les dirigeants comme les investisseurs ont besoin de tableaux de bord pertinents et périodiques pour visualiser rapidement les différents KPIs de l’entreprise.

1.1 - Comment réaliser un reporting classique sur Excel ou Google Sheets ?

La méthode traditionnelle pour élaborer ce reporting périodique consiste souvent à dénicher un template prêt à l’emploi. Mais cette solution montre très vite ses limites. La personne chargée des KPIs et des tableaux de bord doit tout effectuer à la main : adaptation du template, formules, saisie et mise à jour des données, audit et vérifications, graphiques, présentation et partage du rapport.

Elle doit ainsi collecter les informations chaque mois, les retraiter, calculer les indicateurs, modifier les graphiques, etc. Beaucoup de temps et d’énergie se perdent avec cette méthode. En outre, utiliser correctement un tableur pour des formules ou graphiques élaborés n’est pas à la portée de tous. De plus, l’automatisation du reporting via l’usage de VBA ou de scripts nécessite également un certain niveau de connaissances et ne permet que très peu de flexibilité. 

1.2 - Reporting sans automatisation : une collecte complexe des données

La première tâche pour un reporting sur tableur consiste à collecter les données sources. Or, des tableaux de bord pertinents mixent généralement diverses sources de données comme la facturation, la comptabilité, la trésorerie, le CRM, le SIRH, etc. Effectuer cette récupération doit se faire via des exports périodiques de fichiers, ce qui prend beaucoup du temps.

Plus l’entreprise grandit, plus les sources d’information se multiplient et se complexifient. Sans automatisation du reporting, les personnes chargées de réaliser les rapports risquent de se perdre sous les flots de données. Au risque de diminuer la fiabilité de l’information traitée (et de perdre beaucoup de temps).

1.3 - Calculer ses KPIs à la main : les désavantages

Dans un SaaS, les KPIs indispensables pour le pilotage au quotidien s’avèrent nombreux et parfois complexes à calculer. Comment imaginer d’établir chaque mois à la main certains indicateurs clés comme l’ARPA (revenu moyen par client), le cash runway ou le ratio LTV/CAC par exemple ? Quant à l’évolution du comportement des clients qui s’étudie au travers de l’analyse de cohortes, mieux vaut oublier, en l’absence d’automatisation.

1.4 - Outil de reporting Excel ou Google Sheets : des sources d’erreurs

Réaliser un reporting sur tableur demande beaucoup de temps. Pendant que la personne responsable des tableaux de bord effectue ce type de tâches à la main, elle ne peut pas investir son énergie dans l’analyse des données. Par ailleurs, c’est l’assurance de disposer de ses KPIs périodiques avec du retard, par comparaison à une solution d’automatisation qui offre une vision de l’activité en temps réel.

Choisir le reporting non automatisé comporte aussi un risque d’erreurs par rapport à un logiciel qui collecte, traite et met en forme la data automatiquement.

Pour minimiser ce risque, un reporting manuel exige la création de multiples contrôles à divers endroits dans les fichiers ainsi qu’une relecture approfondie des chiffres et des vérifications de formules. Sans contrôleur de gestion expérimenté, ce processus peut prendre beaucoup de temps et est à faire à chaque mise à jour des chiffres. Le risque ultime est qu’un dirigeant prenne des décisions importantes sur la base d’un reporting comportant des données erronées.

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2 - Automatisation du reporting : les avantages à la clé

Heureusement, les entreprises SaaS comme toutes les PME peuvent désormais trouver des outils qui permettent d’automatiser le reporting et le calcul des KPIs. Voici comment fonctionnent ces outils de gestion et comment ils peuvent vous aider à piloter la performance de votre entreprise.

2.1 - Le reporting automatisé : un nouveau standard pour les entreprises

La production des KPIs et tableaux de bord sous forme de reporting automatisé devient la norme aujourd’hui. L’utilisation d’un tel outil (souvent accessible en mode SaaS) apporte un réel gain de temps et de qualité aux utilisateurs. Ces nouveaux outils de reporting automatisé peuvent se substituer largement à Excel ou Google Sheets.

Les meilleurs outils de reporting permettent d’automatiser l’ensemble du processus de constitution d’un reporting :

• la collecte ;
• le stockage ;
• le traitement ;
• et la restitution des données sous forme de KPIs et de graphiques.

Les utilisateurs peuvent alors se concentrer sur l’essentiel : l’analyse des données et la prise de décisions.

Certains outils de business intelligence (Tableau, Power BI, Google Data Studio, etc.) exigent de lancer un projet d’implémentation important pour être utilisés pleinement. Ils supposent un paramétrage spécifique afin de répondre aux besoins de l’entreprise ou de l’activité. Ils nécessitent également une formation des équipes pour maintenir la qualité du reporting et le faire évoluer dans le temps.

D’autres sont des solutions clé en main, plus accessibles, pour les TPE, PME et startups. C’est le cas de Fincome, un outil d’automatisation du reporting SaaS.

2.2 - Fincome, une solution de reporting automatisé pour les  SaaS

Notre métier chez Fincome consiste à mettre des outils de gestion analytique à la disposition des dirigeants de SaaS, afin de les aider dans le pilotage de leur entreprise. À ce titre, nous offrons un reporting automatisé intégré à notre plateforme.

a - Notre solution spéciale SaaS

L’avantage de Fincome réside dans la maîtrise des KPIs spécifiques aux SaaS. Nous connaissons parfaitement les besoins de gestion financière de ces entreprises et avons construit une solution de pilotage clé en main pour eux. Notre plateforme donne accès à une vision en temps réel et à 360° de la performance de nos utilisateurs en se branchant à leurs différentes sources de données.

b - Automatisation du reporting pour se concentrer sur l’analyse

En optant pour une solution de reporting automatisé et en ligne, les dirigeants de SaaS (et/ou leurs partenaires : DAF et expert-comptable) peuvent se décharger des tâches chronophages - voire source d’erreurs - que constitue l’élaboration manuelle du reporting. Ils peuvent ainsi se consacrer plutôt à l’analyse des indicateurs clés, point indispensable à la prise de décision.

L’automatisation du reporting financier représente une réelle avancée technologique pour les entreprises, y compris les TPE, PME et startups. Aujourd’hui, elle devient simple, grâce à des outils clé en main et sur mesure.

Pour visualiser ce que Fincome peut concrètement apporter à la gestion de votre entreprise, nous vous proposons de planifier une démonstration en ligne.

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