Les bénéfices et les limites d’Excel et de Google Sheets en finance

En entreprise, le premier réflexe pour la gestion est d’utiliser un tableur. Bien que l’usage soit plutôt généralisé, Google Sheets ou Excel en finance, ce n’est pas toujours l’idéal. Découvrez dans cet article les atouts et les limites de ces outils, ainsi que les solutions alternatives qui s’offrent à vous.

1 - Pourquoi utiliser Excel ou Google Sheets pour sa gestion financière ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise et les compétences disponibles en interne, les équipes financières comme le management disposent d’un tableur, qu’il s’agisse d’Excel de Microsoft ou de Google Sheets. Ils restent des outils de gestion incontournables aux multiples bénéfices pratiques, même s’ils ne constituent pas toujours la solution idéale.

1.1 - Des tableurs au faible coût, accessibles à toutes les entreprises

Pour un calcul avec des formules simples ou avancées, un tableau de données, ou une analyse de gestion sur une période, le tableur Excel constitue souvent le réflexe en finance. Ces feuilles de calcul sont disponibles gratuitement ou pour un prix modique de quelques euros par mois. Ils sont en effet inclus dans la suite bureautique Microsoft 365 ou dans Google Workspace (anciennement appelé GSuite).

C’est aussi possible de télécharger des modèles Excel gratuits pour la finance comme : 

• le calcul de chaque échéance d’un emprunt, avec la décomposition en capital et en intérêts (selon la durée et le taux) ;
• un tableau d’amortissement pour un investissement ;
• un business plan avec toutes les hypothèses traduites en données financières, etc.

1.2 - Les tableurs Excel et Google Sheets, des outils flexibles pour la gestion financière

Quel que soit votre besoin, la feuille ou le classeur Excel sait faire le calcul, à condition de maîtriser les formules, les fonctions avancées, voire les macros ou le langage de programmation VBA. C’est donc un outil souple qui s’adapte exactement à l’entreprise, son activité, ses produits et à leur analyse. C’est même là tout l’intérêt d’un tableur. 

1.3 - Excel et Google Sheets, des solutions utilisées partout dans le monde

L’avantage de ces outils pour la gestion réside aussi dans le fait que toutes les entreprises s’en servent. C’est facile de communiquer les fichiers aux partenaires de la société, la banque, l’expert-comptable, le commissaire aux comptes, l’assurance crédit, etc. Quelles que soient les fonctions occupées, vos interlocuteurs ont généralement la capacité de lire et d’utiliser les données dans ces formats.

2 - Quelles sont les limites de Google Sheets ou d’Excel en finance ?

Même si vous disposez d’un contrôleur de gestion, expert sur Excel pour la finance, l’utilisation d’un tel tableur montre rapidement ses limites. Pour les contrecarrer, l’utilisateur doit dépenser beaucoup de temps et d’énergie qu’il aurait pu consacrer à l’analyse des données et des meilleurs KPIs SaaS.

2.1 - Le tableur Excel reste un outil manuel et risqué

Google Sheets ou Excel pour la finance demeurent des tableurs, donc des feuilles vierges à alimenter manuellement. Il faut tout créer de zéro. Cela prend beaucoup de temps, surtout pour des tableaux complexes aux sources d’information multiples comme peuvent l’être un compte de résultat ou un plan de trésorerie. En outre, leur mise à jour n’est pas nativement automatisée. Elle demande généralement une intervention humaine pour copier-coller de nouvelles valeurs. Quant à l’intégration de données externes sans saisie, elle peut s’avérer délicate.

L’utilisateur d’Excel en finance manipule des formules de base et des fonctions comme les tris, filtres, tableaux croisés dynamiques, etc. Dès lors, ces tableurs, en plus d’être chronophages, représentent une réelle source de risque. En effet, un fichier complexe nécessitant beaucoup d’interventions manuelles résultent en un risque d’erreur important : données mal saisies, formules erronées ou n’ayant pas été tirées sur le bon champs de cellules, etc.

Ils exigent de renforcer les contrôles pour limiter les erreurs. C’est encore une perte de temps, ainsi qu’une source non négligeable de stress. 

2.2 - Google Sheets et Excel sont limités en capacité et en traitement des données

Dès lors que l’entreprise grossit, les données à traiter deviennent importantes, Google Sheets comme Excel s’avèrent inadaptés. Ces tableurs présentent des limites en volume d’information à traiter. Ainsi, le nombre de colonnes et de lignes comprend un maximum. En outre, le temps de traitement peut devenir très long du fait d’une puissance de calcul insuffisante.

2.3 - Google Sheets et Excel, des tableurs peu collaboratifs dans la pratique

Microsoft comme Google vantent désormais l’aspect collaboratif de leurs solutions sur Onedrive via Sharepoint ou sur le Drive. Pourtant, dans la pratique, le partage de fichiers reste complexe entre plusieurs utilisateurs. Pour des raisons de traçabilité des modifications et d’appropriation des fichiers, nous déconseillons à plusieurs personnes d’une équipe finance d’intervenir sur le même fichier Google Sheets ou Excel au même moment. Rien de plus simple que d’écraser une donnée importante ou de faire des erreurs de formules en intervenant sur un fichier qu’on ne maîtrise pas totalement.

2.4 - Le manque de traçabilité des tableurs de Microsoft et Google

Ces outils ne disposent pas de réelle piste d’audit. Il reste donc compliqué de tracer les modifications intervenues sur chaque fichier Excel ou Google Sheets, même si vous pouvez accéder aux versions précédentes. En fonction de la complexité des fichiers, ces fonctionnalités peuvent devenir insuffisantes.

2.5 - Des solutions de gestion qui exigent un minimum de formation 

Dès lors que le besoin excède un tableau de données avec des fonctions de base, l’utilisation de ces tableurs exige de la formation. Pour l’équipe finance, il est possible de produire des modèles et états financiers  complexes. Toutefois, ceci suppose d’avoir une compréhension fine à la fois de la mécanique financière et de la manière de la modéliser dans un tableur. Pour un novice, cela suppose plusieurs heures de formation et une supervision constante avant d’être réellement efficace.

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3 - Quelles sont les alternatives à Excel pour la finance d’entreprise ?

Qu’il s’agisse d’utiliser une fonction financière pointue ou d’automatiser un tableau de bord de gestion, d’autres outils existent pour la finance d’entreprise. Souvent disponibles en mode SaaS, ils parent aux manquements ou insuffisances des tableurs comme Excel ou Google Sheets.

3.1 - Excel en finance, un outil pertinent seulement pour les TPE

Dès lors que l’entreprise grandit et présente des données importantes en volume et provenant de différentes sources d’information, Excel ne suffit plus. Seules les TPE trouvent finalement dans ces outils, des solutions pratiques et flexibles pour démarrer.

3.2 - La BI (business intelligence) accessible à toutes les entreprises

Même si vos équipes financières disposent d’une formation solide sur Excel, voire des certifications, leur métier ne consiste pas à concevoir et à fiabiliser des tableaux. Utilisez-les pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. C’est là qu’interviennent les solutions de Business Intelligence (BI), tant pour l’étape de collecte que celle d’analyse ou de présentation des données. Il existe désormais des solutions de BI accessibles à tous et notamment aux SaaS.

Notez que la BI nécessite également des compétences précises (traitement, nettoyage et mise en forme de la donnée). Vous partez d’une feuille blanche et construisez votre jeu de données et votre reporting.

3.3 - Fincome, la plateforme pour le reporting financier automatisé pour les SaaS

Plutôt que d’utiliser Excel pour la finance de votre SaaS, orientez-vous vers une plateforme clés-en main, qui automatise l’ensemble des calculs de KPIs essentiels à la marche de vos affaires. Avec Fincome, vous bénéficiez ainsi d’un reporting financier complet et conçu spécialement pour les activités à revenus récurrents.

Avec notre solution en ligne pour la gestion financière, consacrez-vous à l’analyse et non pas à la construction et aux multiples contrôles des indicateurs sur Excel.

Pour en savoir plus, organisez une démonstration de l’outil avec un de nos experts.

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