Structurer sa croissance dans un groupe RH en mutation – Entretien avec Cédric de chez Octime

Comment structurer une croissance pérenne quand on traverse un LBO, une expansion à l’international et une diversification produit ? C’est le défi que relève Octime, éditeur de solutions de ressources humaines (RH) et de gestion du temps, avec l’aide d’un pilotage financier renforcé.

Nous avons échangé avec Cédric, directeur de la performance du groupe, pour comprendre comment Octime est passé d’un suivi artisanal de ses KPIs à une culture de pilotage fine, lisible et partagée ; avec Fincome en copilote pour la précision et la clarté.

Octime, 25 ans d’expertise dans le workforce management

Acteur historique du secteur RH, Octime combine croissance organique, acquisitions ciblées et transformation interne. Pour accompagner ce développement, l’entreprise a dû structurer en profondeur son pilotage, en particulier sur les fonctions finance et performance.

Un éditeur RH à l’empreinte européenne

Depuis 25 ans, Octime accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs RH. Leur spécialité : la gestion des plannings, du temps de travail et des remplacements. Le groupe adresse aussi bien les ETI avec son logiciel principal que les PME via sa solution clé en main Octime Expresso ; pour créer des conditions d’équité, de bien-être au travail, et optimiser la performance globale de ses clients.

Avec les rachats de Grupo Spec en 2015 — présent en Espagne, au Portugal et en Amérique Latine —, de Staffelio pour la gestion des remplacements et d’aTurnos en 2022 pour la planification sous contrainte, le groupe a progressivement étoffé sa plateforme et consolidé sa présence internationale.

Une stratégie de croissance soutenue par des opérations solides

Le sixième LBO du groupe en juin 2024 marque une étape structurante. Il vise à accélérer l’ancrage d’Octime en Europe et renforcer ses investissements produits, notamment autour de l’intelligence artificielle appliquée au planning.

Mais cette dynamique de croissance s’appuie sur une transformation en profondeur : structuration de la fonction finance, arrivée d’un DAF groupe, adoption de nouveaux outils (ERP Akuiteo, Jira, etc.)… et remise à plat complète du pilotage de la performance.

Le rôle de Cédric dans la transformation du groupe

Au poste de directeur de la performance depuis 2020, Cédric a joué un rôle clé dans la structuration du pilotage financier et opérationnel du groupe. Sa mission : accompagner les différentes directions (services, commerce, support…) dans la mise en place d’indicateurs de performance fiables, partagés, et utiles à la prise de décision. 

Le défi : sortir de l’ère Excel et fiabiliser le pilotage de la performance

Un avant/après net sur la fonction finance

Avant 2021, Octime ne disposait pas de contrôle de gestion structuré. Les analyses se faisaient « à l’ancienne », sur Excel, avec de vieux tableaux de bord, des exports à plat et peu d’outils de consolidation. L’arrivée de Cédric marque un tournant : refonte complète des process, centralisation de la facturation, ERP métier déployé (Akuiteo), et récupération des reportings anciennement externalisés.

L’entreprise a initié la création d’un contrôle de gestion et la modernisation de la stack outils. Pourtant, les processus restaient chronophages :

« J’exportais des choses, tous les mois je faisais un état des lieux, une photo, je l’archivais et j’essayais de retraiter ça dans des fichiers Excel. », nous confie Cédric.

Mais à mesure que le groupe se développe, les attentes sur les indicateurs clés augmentent, et ce notamment de la part des actionnaires : analyses précises des mouvements d’ARR, cohortes clients, suivi du churn, LTV/CAC…

Des conséquences directes sur la stratégie

L’impact était réel : difficulté à analyser le panier moyen, à détecter les sous-performances ou à mesurer l’impact d’un upsell. 

« Comment se comportait un client sur la durée du contrat, au niveau des cohorte  : on n’avait aucune notion là-dessus. Le panier moyen est difficile à appréhender, le coût d’acquisition des clients aussi, on avait un peu de mal à évaluer tout ça. (…) Ce qui nous manquait aussi, ’'c’était tout ce qui est upsell ou downsell, on avait plus de mal à l’identifier. Globalement on savait qu’on avait une forte croissance, mais client par client, ou pour analyser plus finement, c’était plus compliqué. », explique Cédric.

Et au-delà de la stratégie, des erreurs coûteuses passaient inaperçues, comme des clients non facturés depuis 2 ans.

La solution : un pilotage unifié, granulaire et actionnable avec Fincome

Pour dépasser les limites d’Excel et structurer un pilotage plus fiable, Octime voulait un outil clair, rapide à mettre en place, et adapté à ses enjeux d’éditeur de logiciel.

Un onboarding rapide et autonome

Octime découvre Fincome en mars, par le biais d’une recommandation. Le déclic est immédiat : simplicité d’usage, clarté des indicateurs… et surtout, un pilotage SaaS fiable sans dépendre d’un analyste ou d’une équipe BI.

Le déploiement est rapide et efficace :

1. Récupération de la facturation, principal socle de la donnée.
2. Intégration de la classification des clients par secteur d’activité et taille.
3. Intégration de la base article avec l’ensemble des produits (SaaS, maintenance, hardware, etc.).
4. Accompagnement à la prise en main de la solution avec de premières analyses avancées.

« Tout se fait avec Excel donc c’est très facile et très rapide d’intégrer la data. Je pense qu’il a dû se passer un mois, entre le lancement et l’opérationnel. »

Cédric a également formé lui-même la contrôleuse de gestion du secteur espagnol, expliquant que l’outil est très simple d’usage — pas besoin de formation externe.

Une meilleure visibilité immédiate sur les KPIs

Le premier bénéfice constaté par Octime : la fiabilité de la data. Plus d’incertitudes sur les formules, ou d’erreurs qui passent inaperçues. 

Cédric nous explique également que la visibilité sur les KPIs a été grandement renforcée : tracking du CAC, de la LTV, de l’upsell, du downsell ou encore la de rétention. Fincome a permis d’avoir rapidement et simplement une vision claire de la direction de l’entreprise : « On a un vrai tableau de bord maintenant ».

Par ailleurs, l’outil a permis à Octime de comparer les résultats par année, de comprendre d’où venaient les baisses sur certaines offres, et d’obtenir une vision globale de la stratégie de croissance.

Les prochaines étapes : généraliser l’usage et structurer la stratégie long terme

Convaincu par l’outil, Octime envisage désormais d’étendre l’usage de Fincome à l’ensemble du groupe, en l’intégrant pleinement à sa stratégie de croissance.

Une vision budgétaire plus fine

Octime prévoit d’utiliser Fincome pour structurer sa trajectoire budgétaire 2026-2028. L’outil permettra notamment : d’alimenter les simulations de croissance, de suivre les objectifs et de justifier les écarts de performance avec une granularité inédite.

« Pour moi le principe de Fincome c’est que ça soit un outil très facile d’utilisation. Qu’on puisse avoir les KPIs, qu’on soit sûr de ces KPIs et qu’on puisse les avoir en deux clics. C’est vraiment ça moi qui me soulage. Je suis sûr des indicateurs que je consulte ou que je veux transférer à mon DG. », nous dit Cédric. « C’est un outil simple d’utilisation qui répond totalement à nos problématiques de suivi de notre ARR et aux demandes de nos investisseurs. »

Le pilotage Fincome va désormais s’ancrer au cœur des processus budgétaires et du dialogue avec le management et les actionnaires. L’outil permettra d’apporter une réelle légitimité aux données présentées et d’expliquer les mouvements de l’ARR et de comprendre le churn.

Un déploiement progressif à l’échelle du groupe

Si Fincome est déjà utilisé en France et sur son entité espagnole, l’objectif d’Octime est clair : l’étendre à l’ensemble du périmètre (notamment aTurnos), y compris lors des prochaines opérations de croissance externe. À terme, l’outil pourrait même servir à auditer plus efficacement les sociétés cibles avant acquisition.

« Ça nous aidera aussi, je pense, à comprendre une potentielle société qu’on pourrait racheter — sous couvert qu’ils nous donnent la facturation en amont. Et également en phase d’intégration, une fois rachetée, on pourra comprendre plus facilement les performances de la société. »

Conclusion

L’expérience d’Octime illustre parfaitement comment un éditeur logiciel en pleine transformation peut passer d’un pilotage artisanal sur Excel à une gestion fiable, structurée et prédictive de ses KPIs clés, en s’appuyant sur un outil simple, mais puissant.

Dans un contexte de croissance européenne, de LBO exigeant, et de développement via M&A, Octime a pu :

1. Fiabiliser son suivi de l’ARR et du churn,
2. Obtenir une lecture fine des cohortes, de l’upsell/downsell et du CAC,
3. Professionnaliser son pilotage des revenus et KPIs en découlant au service des équipes métiers et des investisseurs,
4. Optimiser l’intégration future des structures acquises.

« Ça apporte une vraie légitimité aux données qu’on présente et qu’on va suivre. » — Cédric

Pour tout éditeur de logiciel Sales-led ou en modèle hybride avec ambitions européennes, la capacité à transformer des données fiables en levier décisionnel stratégique est aujourd’hui un facteur clé de succès. En assurant la fiabilité de la data et en augmentant la précision des analyses, les acteurs SaaS peuvent propulser leur entreprise au niveau supérieur.