Waalaxy transforme sa saisonnalité en levier de croissance – Entretien avec Gaël Pons, Lead Ops

Avec plus de 400 000 utilisateurs dans le monde et 10 millions d’euros d’ARR, Waalaxy a fait sa place dans le domaine de l’automatisation de la prospection sur LinkedIn. Malgré une croissance rapide, l’entreprise fait face à un challenge propre à certains éditeurs SaaS : des taux de churn très variables liés à la saisonnalité de ses produits.

Comment transformer ce déséquilibre structurel en levier de performance ?

Nous avons échangé avec Gaël Pons, Lead Operations de Waalaxy, sur la manière dont l’équipe a réussi à lisser les effets de la saisonnalité, à structurer l’expansion internationale, et à renforcer son modèle freemium grâce à une donnée mieux exploitée — avec Fincome en soutien stratégique.

De startup à scale-up : la success story Waalaxy

L'histoire de Waalaxy commence en 2019. Leur promesse : permettre aux freelances, commerciaux ou recruteurs d'automatiser leurs campagnes LinkedIn, de personnaliser leurs messages grâce à l'IA, et de gérer leurs leads au même endroit. Le modèle Product-Led Growth (PLG), associé à une offre freemium virale, propulse rapidement leur adoption.

Chiffres-clés :

• ARR : 10 M€
• Utilisateurs : 400 000+ dont 15 000 payants
• Modèle : PLG avec trois offres (Business, Advanced, Pro)
• Équipe : 60 collaborateurs
• Géographies : France (principal marché), USA, Canada, Inde, Amérique du Sud
• ARR/employé : 167 k€ (niveau tier-1 pour un SaaS PLG)

Mais cette croissance a aussi fait apparaître un angle mort : une saisonnalité forte, et mal comprise, qui brouille les KPIs et complexifie le pilotage opérationnel.

Les défis d’une scale-up en hypercroissance

Si Waalaxy a connu une croissance rapide, l’entreprise a aussi fait face à plusieurs défis : des utilisateurs aux comportements variés, une activité sujette à la saisonnalité, et des enjeux de développement à l’international. 

Comprendre et anticiper la saisonnalité d’usage

L’un des premiers enjeux rencontrés par Waalaxy a été de décoder un phénomène typique des solutions liées à la prospection commerciale : la saisonnalité. L’usage du produit varie fortement en fonction des périodes de l’année (été, fin d’année) et des profils utilisateurs (freelances, équipes commerciales, recruteurs).

« Il y a tout un tas d’entreprises qui ont des phases de prospection, puis des phases où elles se concentrent davantage sur la rétention de leurs propres clients. […] Il y a donc un effet d’abonnement et de désabonnement récurrents, mais ces clients reviennent par périodes » explique Gaël.

Cette cyclicité a un impact direct sur les KPIs. Par exemple, en période estivale ou pendant les fêtes, le taux de churn augmente nettement. Pour compenser, l’équipe de Waalaxy met en place des actions ciblées :

• Analyse des comportements d’usage pour détecter les baisses d’activité
• Mise en place d’un “score de santé” basé sur la fréquence d’utilisation
• Relances automatisées ou personnalisées selon le profil (freelance, équipe sales, etc.)

Certaines campagnes de réactivation atteignent des taux de succès significatifs. Notamment les opérations saisonnières comme le Black Friday, qui enregistrent jusqu’à 50 % de réabonnements.

Structurer le modèle PLG

Avec plus de 400 000 utilisateurs, Waalaxy doit adapter son pilotage à l’échelle. Son modèle PLG (Product-Led Growth), très efficace pour l’acquisition, demande un niveau de lecture fine sur l’activation, la conversion et l’upsell.

À mesure que la base d’utilisateurs s’élargit, les enjeux évoluent vers :

1. un suivi précis des taux de conversion du freemium vers les forfaits payants.
2. l’identification des utilisateurs à forte valeur ajoutée (équipes sales, recruteurs, agences…).
3. l’adaptation des forfaits et de la tarification aux usages réels observés.
4. un meilleur accompagnement des clients à fort potentiel (via du customer success).

Au-delà des taux de conversion, l’équipe doit aussi comprendre quelles typologies d’utilisateurs génèrent le plus de valeur, quels forfaits sont sous-exploités, ou encore comment structurer l’accompagnement des clients à fort potentiel.

Maintenir une vision claire malgré la complexité de l’international

Waalaxy a rapidement ouvert plusieurs marchés internationaux : USA, Canada, Inde, Amérique du Sud (avec plus de 1 000 utilisateurs payants). Mais cette ouverture génère des enjeux spécifiques de facturation (multi-devises), de pricing différencié, et d’analyse des comportements par région.

« On essaie de s’adapter en devises, et aussi au niveau des prix, qui sont un peu réduits là-bas, pour être plus attractifs tout simplement. », explique Gaël.

Pour garder une visibilité claire et actionnable, l’équipe avait besoin d’un outil capable de consolider automatiquement les indicateurs, tout en permettant une lecture fine par pays, par devise, ou par typologie d’utilisateur. Le pilotage devait rester fluide et rapide, sans dépendre d’analyses chronophages ou de retraitements manuels dans plusieurs outils.

La solution Fincome : un copilote pour l’hypercroissance

Pour relever les défis d’une croissance rapide, d’une forte saisonnalité et d’une expansion multi-marchés, Waalaxy s’appuie sur Fincome comme socle de pilotage à la croisée du produit, de la finance et des opérations. L’objectif : transformer une complexité croissante en levier de performance, grâce à une lecture unifiée, contextualisée et exploitable de la donnée.

Gérer la saisonnalité de façon proactive

« Si le délai entre deux abonnements est en moyenne de trois mois, entre les deux, on va mettre en place une stratégie de mailing, de relance, propre à chaque profil utilisateur », explique Gaël Pons.

Fincome permet à Waalaxy de détecter en amont les signes de désengagement – baisse de fréquence d’usage, inactivité prolongée, suspension d’abonnement – et de déclencher des actions ciblées. Les relances sont personnalisées selon les typologies : freelance, équipe sales, agence, etc.

Résultat : jusqu’à 50 % de réabonnements sur les campagnes saisonnières comme le Black Friday.

Optimiser l’impact du modèle PLG

Dans un environnement PLG, chaque interaction produit génère un signal. Encore faut-il savoir le lire correctement. Fincome permet à Waalaxy de décrypter les usages à un niveau de granularité suffisant pour déclencher les bons leviers au bon moment.

« C’est la data qui nous dit que les gros clients, avec de grosses équipes, ont besoin de plus d’informations, d’une période d’essai plus longue, de conseils sur la prospection », note Gaël.

En croisant données d’usage, segments et parcours clients, l’équipe peut :

1. Détecter très tôt les comptes à potentiel (agences, équipes SDR, recruteurs).
2. Adapter les messages, offres et triggers à l’usage réel plutôt qu’aux intentions déclarées.
3. Suivre l’upsell en nombre de licences, un marqueur clé d’adoption collective dans un compte.

Cette approche permet non seulement de maximiser le LTV/CAC, mais aussi d’optimiser la conversion depuis le freemium. Les utilisateurs sous-activés sont identifiés et réengagés de façon ciblée, grâce à des workflows automatisés connectés aux signaux comportementaux.

Gagner en efficacité opérationnelle

Avec une base d’utilisateurs aussi large, la centralisation et la lisibilité de l’ARR et des KPIs qui en découlent deviennent essentielles. Waalaxy avait besoin d'une infrastructure de pilotage unifiée, capable de décliner chaque indicateur à un niveau de granularité opérationnelle suffisant pour alimenter les décisions :

• par pays, par devise, par produit ;
• par segment de clients ;
• par plan tarifaire ou période d’abonnement.

« On parle du même chiffre en permanence, on prend les mêmes repères. […] Je peux facilement éclater les données : MRR par pays, par produit, taux de churn par type d’abonnement… tout est très visuel et instantané », souligne Gaël.

Cette transparence permet un alignement fort entre les pôles Produit, Growth et Finance, et accélère la prise de décision sur les priorités stratégiques.

Les résultats : des métriques sous contrôle, une croissance consolidée

En structurant ses données et en les rendant exploitables en temps réel, Waalaxy a su reprendre la main sur des metrics critiques à son expansion. 

La prise de décision est plus rapide, les campagnes mieux ciblées, et les équipes Produit, Finance et Growth parfaitement alignées sur la performance.

Résultats observés :

• Réduction du churn saisonnier grâce à une meilleure anticipation.
• Jusqu’à 50 % de réactivation sur les campagnes ciblées.
• +18 % des comptes payants achètent aujourd’hui plusieurs licences.
• Amélioration du ratio LTV/CAC grâce à une segmentation comportementale.

Waalaxy aborde aujourd’hui les prochaines étapes de son développement avec un pilotage plus structuré, et surtout une capacité accrue à transformer la donnée brute en insights concrets et facilement actionnables.

Conclusion

L’exemple de Waalaxy illustre comment un pilotage structuré, fondé sur des données activables et adaptées aux spécificités terrain (saisonnalité, modèles freemium, internationalisation), permet de transformer la complexité opérationnelle en avantage compétitif.

En apportant une vision unifiée et dynamique des indicateurs-clés, Fincome a permis à Waalaxy d’orchestrer plus finement son pilotage, tout en renforçant l’autonomie des équipes Produit, Finance et Ops.

La clé réside dans la capacité à transformer la donnée en actions concrètes, permettant de maintenir une relation client personnalisée à l’échelle, et à constamment innover pour répondre aux besoins évolutifs des utilisateurs.

Pour les éditeurs SaaS en croissance, la leçon est claire : la saisonnalité n'est pas une fatalité mais une opportunité de se différencier et de construire une relation plus forte avec ses clients. C’est en transformant des signaux flous en leviers clairs que l’on bâtit une croissance durable.